Tarayıcınız Javascript Desteklememektedir.

MÜDÜRLÜKLER

Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün

Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile

Çalışma Usul ve Esasları


 

Madde 22.1. Kuruluş

22.1.1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

 

Madde 22.2. Tanımlar

Müdürlük   :Yıldırım Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğü

Müdür         :Yıldırım Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürü

Madde 22.3. Çalışma İlkeleri

22.3.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.6 ’da bulunan “Temel İlkeler” başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.

22.3.2. Belediye ile muhtarlar arasındaki koordinasyonu sağlamak.

 

Madde 22.4. Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Görevleri

22.4.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.9’da bulunan “Müdürlüklerin Görevleri” başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

22.4.2. Muhtarlardan müdürlüğümüze gelen her türlü talep (istek ve şikayet) ve önerinin mevzuatta belirtilen süre içinde ilgili birimlere yönlendirmek, işlem takibini yapmak, işlem durumu hakkında muhtarı bilgilendirmek.

22.4.3. Muhtarlardan müdürlüğümüze gelen her türlü talep ve önerinin istatistiki kayıtlarını tutmak, raporlamak ve gerektiğinde belirli periyotlarda üst yönetime, ilgili kurum ve kuruluşlara sunmak. Aynı zamanda muhtarlara taleplerini oluştururken karşılaştıkları sorunlar ile ilgili gerekli desteği sağlamak, muhtarlıkların istatistiki bilgilerini tutmak ve dosyalamak.

22.4.4. Yılın belirli zamanlarında yapılan muhtarlar toplantısına katılmak.

22.4.5. Mahallelere verilecek hizmetler konusunda belediye müdürlükleri ile muhtarlar arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak.

22.4.6. Belirli dönemlerde düzenli olarak yapılan muhtar ziyaretleri sırasında muhtarlardan alınan talepler ve şikayetlerle ilgili haftalık rapor tutmak ve bağlı olunan üst yöneticiye sunmak.

 

Madde 22.5. Organizasyon Yapısı

Müdürlük; Muhtar Bilgi Sistemi Birimi ve İdari ve Mali İşler Birimi olmak üzere 2 birim ve bunların alt birimlerinden oluşmaktadır.

Madde 22.5.1. Muhtar Bilgi Sistemi Biriminin Görevleri

22.5.1.1. Muhtar Talepleri İşlemleri

a) Muhtarlardan müdürlüğümüze gelen her türlü talep (istek ve şikayet) ve önerinin mevzuatta belirtilen süre içinde ilgili birimlere yönlendirmek, işlem takibini yapmak, işlem durumu hakkında muhtarı bilgilendirmek.

b) Yılın belirli zamanlarında yapılan muhtarlar toplantısında, muhtarların taleplerini almak, ilgili birimlere yönlendirmek, işlem takibini yapmak ve işlem durumu ile ilgili muhtarlara geri bildirim yapmak.

c) Muhtarların iletişim bilgilerini tutmak ve dosyalamak.

d) İlçesi sınırları içerisindeki bütün mahallelerin fiziki, beşeri, sosyal, ekonomik, akademik ve kültürel bilgilerini tutmak ve dosyalamak.

22.5.1.2. Muhtar Ziyaretleri İşlemleri

a) Hazırlanan program dahilinde muhtarlara ziyarette bulunmak ve taleplerini almak.

b) Belirli dönemlerde yapılan muhtar ziyaretleri ve ziyaret sırasında muhtarlardan alınan talepler ve şikayetlerle ilgili haftalık rapor tutmak ve bağlı bulunan üst yöneticiye sunmak.

c) Muhtarlara taleplerini oluştururken karşılaştıkları sorunlar ile ilgili gereken desteği sağlamak.

d) Muhtar ziyaretleri sırasında belirlenen ya da muhtarların bizzat iletmiş olduğu, muhtarlıklardaki eksiklikleri kayıt altına almak ve konu ile ilgili gerekli yönlendirmeleri yapmak.

Madde. 22.5.2. İdari ve Mali İşler Biriminin Görevleri

22.5.2.1.Evrak Kayıt

a) Müdürlüğe gelen evrakları kaydederek havale edilen evrakları ilgili birimlere/personele iletmek.

b) Müdürlük işleyişine göre gerekli yazışmaları yapmak veya yapılan yazışmaların onay işlemlerini takip etmek,

c) Elektronik Belge Sisteminden çıktısı alınan evrakların tasdik işlemlerinin yapılarak ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak.

d) Müdürlükçe işlem yapılan ve dağılımı gereken evrakları kayda alarak zimmet defteriyle imza karşılığında teslim etmek.

e) Gelen ve giden evrak olarak arşivleme yapmak.

22.5.2.2.Taşınır Kayıt Kontrol

22.5.2.2.1. Taşınır Kayıt İşlemleri Birim Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır Mal Yönetmeliğini rehber alarak müdürlük bünyesinde bulunan malların ve alımı yapılan malların takibini yapmak.

b) Taşınır Kayıt Yetkilisi, Harcama Yetkilisi adına birim içerisinde taşınırları teslim alır, korur, kullanım yerlerine teslim eder, yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutar ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlemesini yapar.

c) Harcama biriminde muayene ve kabulü yapılan  taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim almak.

d) Muayene ve kabul işlemleri hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, teslim alınan taşınırların kesin kabulünü yapmak.

e) Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyerek ilgili birime göndermek.

f) Demirbaş malzemeleri kullanıma verileceği zaman kullanacak olan kişiye zimmet karşılığında teslim etmek.

g) Demirbaş malzemelerin demirbaş sicil numaralarının yapıştırılarak muhafazası sağlamak veya kullanıma vermek.

h) Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililerine teslim etmek.

i) Taşınırların yangına, ıslağa, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.

j) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.

k) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrollerini sağlamak ve sayımını yapmak.

l) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak.

m) Kayıtların tutulduğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak,

n) Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinden ayrılması gerektiğinde sorumluluğunda bulunan birim ambarına ilişkin devir ve teslim belgelerinin hazırlanarak devir edilmesini sağlamak.

  • o) Kullanılamaz hale gelen taşınırlara kanun ve yönetmeliğe uygun olarak hurdaya ayırma işlemini yapmak.

p) Taşınır Kayıt Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

22.5.2.2.2. Taşınır Kontrol İşlemleri Birim Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır kayıt ve işlemleriyle ilgili düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.

b) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim hesabı cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.

c) Taşınır Kontrol Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

22.5.2.3.Satın Alma

a) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda Doğrudan Temin için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili talep oluşturmak, teknik şartname hazırlamak

b) Doğrudan Temin limitini aşan talepler için ise müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda İhale yapılması için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili teklif cetveli, teknik şartname, yaklaşık maliyet cetveli, teklif alma formu, onay belgesini hazırlayarak ihale dosyasını oluşturmak, (Pazarlık ihalelerinde davet edileceklerin listesi ve gerekçe formlarını hazırlamak)

c) Sonuçlanan Doğrudan Temin ve İhale İşlem dosyalarına göre ilgili firmayla irtibat sağlayarak işin takibini yapmak.

d) İş bitiminde muayene kabul komisyonu tarafından yapılan işin veya mal alımının kontrol işlemlerini yapmak.

e) Ödeme işlemleriyle ilgili ödeme evraklarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

22.5.2.4.Stratejik Planlama

a) Stratejik plan çalışmasını yapmak.

b) Performans programının hazırlanmasını sağlayarak, belirli periyodlarda yapılması gereken izleme değerlendirme formlarının hazırlanmasını sağlamak.

c) Yıl sonunda biriminin faaliyet raporunu hazırlamak.

22.5.2.5.Yönetim Sistemleri

a) Kalite çalışmaları kapsamında belirli periyodlarda düzenli olarak veri analizlerini hazırlamak.

b) Talep öneri ve şikayetlerin takibini yapmak ve tüm talepleri standartlarda belirlenen süreler içerisinde cevaplamak.

c) Risk analizlerini oluşturarak belirli periyodlarda takibini yapmak.

d) Yıllık süreç değerlendirme raporlarını hazırlamak ve sürecin takibini yapmak.

e) Yönetim Sistemleri çalışmaları kapsamında revizyon evrakların takibini yapmak.

f) Yönetim Sistemleri kapsamında mevcut sistemlerin dokümantasyonunu yapmak.

22.5.2.6.İç Kontrol

a) İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında gerekli çalışmaları yapmak.

b) İç Kontrol için gerekli bilgilerin müdürlüğüyle ilgili kısmının üretilmesi ve gerekli mercilere iletilmesini sağlamak.

c) İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında öngörülen; müdürlüğü ile ilgili eylemlerin gerçekleştirilmesini, İç Kontrol Sistemi izleme formlarını doldurmak.

d) İç Kontrol çalışmaları kapsamında müdürlüğün ve alt birimlerinin risk analizlerini oluşturmak ve belirli periyodlarda izlenmesini sağlamak.

e) Belediyede İç Kontrol Sistemiyle ilgili ekip çalışması gerektiren komisyonlara, kurullara ve oluşturulan çalışma gruplarına katılım sağlamak.

 

Madde 22.6. Müdürün Görevleri

22.6.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.10’da bulunan “Müdürlerin Görevleri” başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

 

Madde 22.7. Müdürün Yetkileri

22.7.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.11’de bulunan  “Müdürlerin Yetkileri” başlığı altında yazılı olan yetkiler.

 

Madde 22.8. Müdürün Sorumlulukları

22.8.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.12’de bulunan “Müdürlerin Sorumlulukları” başlığı altında yazılı olan sorumlulukları yerine getirmek.

Madde 22.9. Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

22.9.1. Muhtarlık İşleri Müdürlüğü; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuata uygun olarak yerine getirir.

a) 5393 sayılı Belediye Kanunu,

b) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu,

c) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

d) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

e) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

f) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

g) Taşınır Mal Yönetmeliği,

h) 4857 sayılı İş Kanunu,

i) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

j) 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,

k) 6245 sayılı Harcırah Kanunu,

l) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,

m) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

n) 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu,

  • o) İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar hakkında Yönetmelik,

p) Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği,

q) Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik,

r) Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik,

s) Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği,

t) İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.