Tarayıcınız Javascript Desteklememektedir.

MÜDÜRLÜKLER

 

Arşiv Müdürlüğünün

Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile

Çalışma Usul ve Esasları

 


 

Madde 3.1. Kuruluş

3.1.1. Arşiv  Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

 

Madde 3.2. Tanımlar

Müdürlük   :Yıldırım Belediyesi Arşiv Müdürlüğü

Müdür         :Yıldırım Belediyesi Arşiv Müdürü

Madde 3.3. Çalışma İlkeleri

3.3. 1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.6 ’da bulunan “Temel İlkeler” başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.

3.3. 2. Arşiv Müdürlüğü belediyenin bütün birimlerinin arşive kaldırılan evraklarının kanun ve mevzuatlar doğrultusunda kayıtlarının tutulmasını sağlamak.

 

Madde 3.4. Müdürlüğün Görevleri

3.4.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.9’da bulunan “Müdürlüklerin Görevleri” başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

3.4.2. Arşiv mevzuatını ve değişiklikleri takip edip kuruma adaptasyonunu sağlamak.

3.4.3. Belirli bir süre saklayacağı arşivlik malzeme için müdürlükler için ‘’Birim Arşivi’’ kurmak.

3.4.4. Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine etmek ve konuda danışmanlık hizmeti vermek, sonuçları değerlendirmek.

3.4.5. Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikaline gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek.

3.4.6. Kurum arşivini kurmak ve idare etmek.

3.4.7. Müdürlük, birim ve kurum arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek.

3.4.8. Kurum arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturmak ve imha işlemlerini yürütmek.

3.4.9. Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif etmek ve hizmete sunmak.

3.4.10. Arşiv Müdürlüğü birim arşivi ve kurum arşivi bünyesinde arşivlik ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, her türlü zarar ve zararlılardan korumak.

3.4.11. Belediye bünyesinde üretilen evrakların ve uygulanan tekniklerin standardizasyonu için proje üretmek.

3.4.12. Belediye arşivlerini düzenleme çalışmalarında elde edilen verileri bilgisayar ortamına aktarılması ve değerlendirilmesi işlemlerini koordine etmek, çıkan sonuçları değerlendirmek.

3.4.13. Ayıklama ve İmha Komisyonunun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden Başkanlık kanalıyla görüş talep etmek.

3.4.14. Belediye arşivlerinin ayıklanması ve tasnifi sonucunda ortaya çıkan tarihi değerdeki malzemeleri kapsayan araştırmacılara açık kurum arşivi bünyesinde belediye tarihi arşivini oluşturmak ve araştırmacıların istifadesine sunmak.

 

Madde 3.5. Organizasyon Yapısı

Müdürlük; Arşiv Birimi ve İdari ve Mali İşler Birimi olmak üzere 2 birim ve bunların alt birimlerinden oluşmaktadır.

 

Madde 3.5.1. Arşiv Biriminin Görevleri

3.5.1.1.Birimlerdeki arşiv malzemesini tespit etmek.

3.5.1.2.Birimlerin arşiv faaliyetlerini danışmanlık yapıp denetlemek.

3.5.1.3.Arşiv konusunda standartlar oluşturmak.

3.5.1.4.Mevzuatı takip ve kuruma adapte etmek.

3.5.1.5.Arşiv kodlarını tespit ve kuruma adapte etmek.

3.5.1.6.Mekan, ekipman ve teçhizat ihtiyacını takip etmek ve sonlandırmak.

3.5.1.7.Birimlerdeki arşiv malzemesini devralmak, devralınan malzemeyi tasnif etmek ve yerleştirmek, saklama süresi dolanların imha işlemlerini yapmak.

3.5.1.8.Kurum arşivi malzemesinin envanter, katolog ve listeleme işlemlerini hazırlamak, oluşturulan  katalog, envanter ve listelerin güvenliğini sağlamak.

3.5.1.9.Kurumumuzdaki önemli evrak ve dosyaları sayısallaştırmak.

3.5.1.10. DYS ve otomasyon çalışmaları yapmak, birimimizle alakalı, oluşturulan yazılım ve veri tabanlarının kontrol ve sonuçlandırılmasını gerçekleştirerek, konusuyla ilgili, gerekli koordinasyonu kurmak.

3.5.1.11. Arşiv depolarının malzemeye uygun şekilde korunmasını sağlamak.

3.5.1.12. Gereken malzemenin, restarasyon ve ciltleme işlemlerini takip etmek.

3.5.1.13. Kurum arşivindeki malzemelerden isteklilere zimmetle dosya vermek ve dosya almak.

 

Madde. 3.5.2. İdari ve Mali İşler Biriminin Görevleri

3.5.2.1.Evrak Kayıt

a) Müdürlüğe gelen evrakları kaydederek havale edilen evrakları ilgili birimlere/personele iletmek.

b) Müdürlük işleyişine göre gerekli yazışmaları yapmak veya yapılan yazışmaların onay işlemlerini takip etmek.

c) Elektronik Belge Sisteminden çıktısı alınan evrakların tasdik işlemlerinin yapılarak ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak.

d) Müdürlükçe işlem yapılan ve dağılımı gereken evrakları kayda alarak zimmet defteriyle imza karşılığında teslim etmek.

e) Gelen ve giden evrak olarak arşivleme yapmak.

3.5.2.2.Taşınır Kayıt Kontrol

3.5.2.2.1. Taşınır Kayıt İşlemleri Birim Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır Mal Yönetmeliğini rehber alarak müdürlük bünyesinde bulunan malların ve alımı yapılan malların takibini yapmak.

b) Taşınır Kayıt Yetkilisi, Harcama Yetkilisi adına birim içerisinde taşınırları teslim alır, korur, kullanım yerlerine teslim eder, yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutar ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlemesini yapar.

c) Harcama biriminde muayene ve kabulü yapılan  taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim almak.

d) Muayene ve kabul işlemleri hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, teslim alınan taşınırların kesin kabulünü yapmak.

e) Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyerek ilgili birime göndermek.

f) Demirbaş malzemeleri kullanıma verileceği zaman kullanacak olan kişiye zimmet karşılığında teslim etmek.

g) Demirbaş malzemelerin demirbaş sicil numaralarının yapıştırılarak muhafazası sağlamak veya kullanıma vermek.

h) Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililerine teslim etmek.

i) Taşınırların yangına, ıslağa, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.

j) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.

k) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrollerini sağlamak ve sayımını yapmak.

l) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak.

m) Kayıtların tutulduğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak,

n) Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinden ayrılması gerektiğinde sorumluluğunda bulunan birim ambarına ilişkin devir ve teslim belgelerinin hazırlanarak devir edilmesini sağlamak.

  • o) Kullanılamaz hale gelen taşınırlara kanun ve yönetmeliğe uygun olarak hurdaya ayırma işlemini yapmak.

p) Taşınır Kayıt Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

3.5.2.2.2. Taşınır Kontrol İşlemleri Birim Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır kayıt ve işlemleriyle ilgili düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.

b) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim hesabı cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.

c) Taşınır Kontrol Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

3.5.2.3. Satın Alma

a) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda Doğrudan Temin için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili talep oluşturmak, teknik şartname hazırlamak

b) Doğrudan Temin limitini aşan talepler için ise müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda İhale yapılması için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili teklif cetveli, teknik şartname, yaklaşık maliyet cetveli, teklif alma formu, onay belgesini hazırlayarak ihale dosyasını oluşturmak, (Pazarlık ihalelerinde davet edileceklerin listesi ve gerekçe formlarını hazırlamak)

c) Sonuçlanan Doğrudan Temin ve İhale İşlem dosyalarına göre ilgili firmayla irtibat sağlayarak işin takibini yapmak.

d) İş bitiminde muayene kabul komisyonu tarafından yapılan işin veya mal alımının kontrol işlemlerini yapmak.

e) Ödeme işlemleriyle ilgili ödeme evraklarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

3.5.2.4. Stratejik Planlama

a) Stratejik plan çalışmasını yapmak.

b) Performans programının hazırlanmasını sağlayarak, belirli periyodlarda yapılması gereken izleme değerlendirme formlarının hazırlanmasını sağlamak.

c) Yıl sonunda biriminin faaliyet raporunu hazırlamak.

3.5.2.5. Yönetim Sistemleri

a) Kalite çalışmaları kapsamında belirli periyodlarda düzenli olarak veri analizlerini hazırlamak.

b) Talep öneri ve şikayetlerin takibini yapmak ve tüm talepleri standartlarda belirlenen süreler içerisinde cevaplamak.

c) Risk analizlerini oluşturarak belirli periyodlarda takibini yapmak.

d) Yıllık süreç değerlendirme raporlarını hazırlamak ve sürecin takibini yapmak.

e) Yönetim Sistemleri çalışmaları kapsamında revizyon evrakların takibini yapmak.

f) Yönetim Sistemleri kapsamında mevcut sistemlerin dokümantasyonunu yapmak.

3.5.2.6. İç Kontrol

a) İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında gerekli çalışmaları yapmak.

b) İç Kontrol için gerekli bilgilerin müdürlüğüyle ilgili kısmının üretilmesi ve gerekli mercilere iletilmesini sağlamak.

c) İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında öngörülen; müdürlüğü ile ilgili eylemlerin gerçekleştirilmesini, İç Kontrol Sistemi izleme formlarını doldurmak.

d) İç Kontrol çalışmaları kapsamında müdürlüğün ve alt birimlerinin risk analizlerini oluşturmak ve belirli periyodlarda izlenmesini sağlamak.

e) Belediyede İç Kontrol Sistemiyle ilgili ekip çalışması gerektiren komisyonlara, kurullara ve oluşturulan çalışma gruplarına katılım sağlamak.

 

 

 

Madde 3.6. Müdürün Görevleri

3.6.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.10’da bulunan “Müdürlerin Görevleri” başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

 

Madde 3.7. Müdürün Yetkileri

3.7.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.11’de bulunan  “Müdürlerin Yetkileri” başlığı altında yazılı olan yetkiler.

 

Madde 3.8. Müdürün Sorumlulukları

3.8.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.12’de bulunan “Müdürlerin Sorumlulukları” başlığı altında yazılı olan sorumlulukları yerine getirmek.

 

Madde 3.9. Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

3.9.1. Müdürlük; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuata uygun olarak yerine getirir.

a) 5393 sayılı Belediye Kanunu

b) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu

c) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu

d) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu

e) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu

f) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu

g) Taşınır Mal Yönetmeliği

h) 28/9/1988 tarihli ve 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun

i) 16/05/1988 tarihli Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

j) İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.