Tarayıcınız Javascript Desteklememektedir.

MÜDÜRLÜKLER

 

 

 

 

 

 

 

Basın Yayın Ve Halkla İlişkililer Müdürlüğünün

Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esasları

 

 


Madde 4.1. Kuruluş

4.1.1. Basın Yayın Ve Halkla İlişkililer Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanunu ile 22.02.2007 tarihli ve 26442 sayılı Resmî Gazetede yayımlanarak yürürlüğe konulan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine uygun olarak kurulmuştur.

 

Madde 4.2. Tanımlar

Müdürlük   :Yıldırım Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

Müdür         :Yıldırım Belediyesi Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü

Madde 4.3. Çalışma İlkeleri

4.3.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.6 ’da bulunan “Temel İlkeler” başlığı altında yazılı ilkelere uygun hareket etmek.

4.3.2. İlçe halkının belediyenin faaliyetlerini öğrenme, takip etme ve katılım sağlama haklarının olduğu bilinciyle hareket etmek.

4.3.3. Belediyemiz hakkında haksız eleştirilere sebebiyet vermeyecek zamanlama ve şeffaflık içerisinde bilgilendirme yapmak.

4.3.4. Belediye faaliyetlerini duyurmada toplumun tüm kesimlerine ulaşabilecek alternatif basın ve yayın materyallerini kullanmak.

4.3.5. Hizmetin kalitesi ve amaçlarıyla kamuoyundaki algının birbirleriyle örtüşmesini sağlayacak tanıtımlar yapmak.

4.3.6. Görsel, işitsel ve yazılı yayınları toplumsal bütünleşmeyi sağlayacak bir tarafsızlıkla yapmak.

 

Madde 4.4. Müdürlüğün Görevleri

4.4.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.9’da bulunan Müdürlüklerin Görevleri başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

4.4.2. Belediye – vatandaş arasında iletişimi sağlamak, kurulan hizmet masalarıyla vatandaşlarımızın etkin, hızlı ve verimli hizmet almalarını sağlamak, Çağrı Merkezi ve Online Hizmet Merkeziyle belediyemize 7/24 erişimi sağlamak.

4.4.3. Belediye hizmetlerinin kamuoyuna tanıtımı amacıyla basın bültenleri, süreli yayınlar, broşürler hazırlamak, medya ile ilişkileri kurmak, kamuoyuna sunulacak materyalleri toplayıp iletimini sağlamak, kamuoyunu bilgilendirmeye, aydınlatmaya yönelik basın toplantıları düzenlemek, tanıtıcı organizasyonlarda bulunmak.

Madde 4.5. Organizasyon Yapısı

Müdürlük; Basın Yayın Birimi, Haber Merkezi Birimi, Halkla İlişkiler Birimi ve İdari ve Mali İşler Birimi olmak üzere 4 birim ve bunların alt birimlerinden oluşmaktadır.

Madde 4.5.1. Basın Yayın Biriminin Görevleri

4.5.1.1.Grafik Tasarım

a) Belediyemiz faaliyet ve hizmetlerini anlatan tanıtıcı materyallerin tasarımını yapmak,

b) Müdürlüklerden gelen ihtiyaç doğrultusunda baskı işlerinin tasarımını yapmak.

 

4.5.1.2.Sosyal Medya

a) Hizmetlerimizi sosyal medya aracılığı ile vatandaşa duyurmak.

b) Gelen talep, şikayet ve öneriler alınıp ilgili müdürlüklere aktarılarak, en kısa sürede geri dönüşünü sağlamak.

c) Müdürlüklerin günlük gerçekleştirdiği faaliyetleri kısa bilgi ve fotoğraflar eşliğinde paylaşmak.

d) Vatandaşlarımızın ihtiyaç duyabileceği güncel bilgileri sosyal medyada duyurmak. (hava durumu, nöbetçi eczane, pazar yeri vb.)

 

4.5.1.3.Reklam - İlan

a) Basın mensuplarıyla iletişim içinde olarak, belediye çalışmaları hakkında onlara bilgi vermek.

b) Belediye hizmetlerimizin basın yayın kuruluşları aracılığı ile tanıtımını yapmak.

c) Yazılı ve görsel basından gelen tekliflerin ön görüşmelerini yapmak (banner, keybant, kutlama mesajları, reklam çalışmaları).

d) Yazılı ve görsel medyanın Başkanlık Makamı ile iletişimini sağlamak (röportaj ve programların randevusunu sağlamak vb.).

e) Takibi yapılan ve belediyemizi ilgilendiren haber ve şikayetleri ilgili müdürlüklere ve birimlere havale ederek gelen cevapları basın açıklamaları hazırlayıp ilgili medya kuruluşlarına göndermek.

f) Yerel ve ulusal yazılı basında yer alan belediye hizmetleri tanıtımı ilanlarının Basın İlan Kurumu ile organize edilmesini sağlamak.

4.5.1.4.Web TV

a) Belediye hizmetlerimizin tanıtımını yapmak ve hizmet çalışmalarımızı canlı olarak yayınlamak.

b) Birden fazla noktada gerektiğinde canlı yayın yapmak.

c) İlçe halkımızı bilgilendirici eğitim, sağlık, spor, müzik vb. konularda programlar yayınlamak.

 

4.5.1.5.Web Sitesi

a) Belediyenin web sitesinin (www.yildirim.bel.tr), Başkanlık Makamının ve müdürün talimatları doğrultusunda güncellenmesini sağlamak.

4.5.1.5.

4.5.1.6.Basın Yayın Arşivi

a) Medya takip sistemi ile taraması yapılan ve müdürlüğümüze gelen günlük, haftalık, aylık yerel / ulusal gazete, dergi ve TV/radyo program kayıtlarının takibini yaparak arşivini tutmak.

b) Günlük olarak gelen gazetelerin düzenli olarak arşivini tutmak.

Madde 4.5.2. Haber Merkezi Biriminin Görevleri

4.5.2.1.Basılı Yayınlar, Haber Hazırlama

a) Belediye ile ilgili faaliyetlerin haberlerini basın yayın organlarına servis etmek.

b) Belediyemizin açılış ve programlarında fotoğraf ve video görüntüsü alarak kayıtları medya kuruluşlarına yönlendirmek.

c) Belediye tarafından organize edilen etkinlik, açılış vb. durumlarda basın daveti hazırlayarak basın mensuplarını davet etmek, iptal olan programlar için bilgilendirme yapmak.

d) Tanıtım filminin hazırlanmasını koordine etmek.

e) Belediyenin süreli yayınlarının fotoğraf ve metin çalışmalarını oluşturmak.

f) İlçe halkının belediyenin faaliyetlerini öğrenme ve takip etmelerini, belediyemiz ile sağlıklı ve kolay iletişim kurabilmelerine yönelik projeler hazırlamak.

g) Müdürlüğün ya da belediyenin diğer birimlerinin ihtiyaç duydukları; günlük, haftalık ya da aylık gazeteleri, mevzuata yönelik dergileri ve kitapları, teknik nitelikteki dergileri ve kitapları, eğitim-kültür ve sanat içerikli dergileri ve kitapları, ihtiyaç duyulan elektronik yayınları satın almak, abonelik işlemlerini yapmak, ilgili birimlere dağıtmak.

h) Basın kuruluşlarında çıkan belediye ile ilgili gerçek dışı, asılsız ve yalan haber niteliğindeki yazılarla ilgili Hukuk İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışarak ilgili basın kuruluşuna tekzip metni göndermek.

Madde 4.5.3. Halkla İlişkiler Biriminin Görevleri

4.5.3.1.Hizmet Masaları

a) Danışma Masası: Belediyemize müracaat eden vatandaşlarımızı karşılayıp ilgili birimlere yönlendirmek.

b) İlk Müracaat Masası: Dilekçeleri kayda alıp, ilgili müdürlüklere havale etmek.

c) E – Mail Masası: BİMER ,CİMER ve bilgi edinme başvurularını ilgili müdürlüklere yönlendirmek ve yasal süresi içinde cevaplandırılmasının takibini yapmak.

d) Engelsiz Masa: Engelli vatandaşlarımızın ihtiyaçlarına yönelik çalışmalar yapmak (tekerlekli sandalye, protez vb. temin etmek).

e) İmar Masası: İmar durumları ve planlarına bakıp, ilgili yerlere yönlendirme yapmak.

f) İstihdam Masası: Vatandaşların iş alanlarına yönelik başvurular alınıp ilgili yerlere yönlendirmek.

g) Sosyal Yardım Masası: İhtiyaç sahibi ilçe vatandaşlarımızın başvurularını kayda alarak Sosyal Yardım İşleri Müdürlüğü’ne iletip takibini yapmak. Gerektiğinde başvuran vatandaşlarımızı ilgili diğer kurumlara yönlendirmek.

h) Çocuk Masası: İlçemizde ikamet eden çocuk sayısı, cinsiyeti vb. bilgiler tespit edilerek çocuklar için projeler geliştirmek, çocuklarla birlikte sosyal etkinlikler düzenleyerek yapılan çalışmaları haftalık ve aylık olarak raporlamak ve ilgili müdürlüklere sunmak. Her gün ilçemiz sınırlarında yeni doğan bebekleri tespit edip tebrik mesajları göndermek.

i) Şehit Yakınları ve Gaziler Masası: İlçemizdeki şehit yakınları ve gaziler tespit edilerek ziyaretler gerçekleştirmek, sorunlarını dinleyip çözüm üretmek. Yapılan çalışmaları raporlayıp arşivlemek.

j) Esnaf Masası: Belediyeye müracaat eden esnafların başvuru ve taleplerini alarak ilgili birimlere aktarmak, takibini Araştırma Geliştirme Müdürlüğüyle koordineli olarak yapmak.

k) Arabuluculuk Masası: ilçemizde anlaşmazlığa düşen vatandaşlarımızı karşılıklı uzlaşma ve helalleşme amacıyla oluşturulmuş arabuluculuk faaliyetleri hakkında bilgilendirmek, yetkili mercilere yönlendirmek.

 

4.5.3.2.Çağrı merkezi

a) Belediyemizi 444 16 02 numaralı telefondan arayarak ulaşan vatandaşlarımızın istek ve şikayetlerini elektronik ortamda kayıt altına alarak ilgili müdürlüklere iletilmesini sağlamak.

b) Başvuruları arşivleyip rapor hazırlamak.

 

Madde.4.5.4. İdari ve Mali İşler Biriminin Görevleri

4.5.4.1.Evrak Kayıt

a) Müdürlüğe gelen evrakları kaydederek havale edilen evrakları ilgili birimlere/personele iletmek.

b) Müdürlük işleyişine göre gerekli yazışmaları yapmak veya yapılan yazışmaların onay işlemlerini takip etmek,

c) Elektronik Belge Sisteminden çıktısı alınan evrakların tasdik işlemlerinin yapılarak ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak.

d) Müdürlükçe işlem yapılan ve dağılımı gereken evrakları kayda alarak zimmet defteriyle imza karşılığında teslim etmek.

e) Gelen ve giden evrak olarak arşivleme yapmak.

4.5.4.2.Taşınır Kayıt Kontrol

4.5.4.2.1. Taşınır Kayıt İşlemleri Birim Taşınır Kayıt Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır Mal Yönetmeliğini rehber alarak müdürlük bünyesinde bulunan malların ve alımı yapılan malların takibini yapmak.

b) Taşınır Kayıt Yetkilisi, Harcama Yetkilisi adına birim içerisinde taşınırları teslim alır, korur, kullanım yerlerine teslim eder, yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre kayıtları tutar ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlemesini yapar.

c) Harcama biriminde muayene ve kabulü yapılan  taşınırları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim almak.

d) Muayene ve kabul işlemleri hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, teslim alınan taşınırların kesin kabulünü yapmak.

e) Taşınırların giriş ve çıkışlarına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenleyerek ilgili birime göndermek.

f) Demirbaş malzemeleri kullanıma verileceği zaman kullanacak olan kişiye zimmet karşılığında teslim etmek.

g) Demirbaş malzemelerin demirbaş sicil numaralarının yapıştırılarak muhafazası sağlamak veya kullanıma vermek.

h) Tüketime ve kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililerine teslim etmek.

i) Taşınırların yangına, ıslağa, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak.

j) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak.

k) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrollerini sağlamak ve sayımını yapmak.

l) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasını yapmak.

m) Kayıtların tutulduğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak,

n) Taşınır Kayıt Yetkilisi görevinden ayrılması gerektiğinde sorumluluğunda bulunan birim ambarına ilişkin devir ve teslim belgelerinin hazırlanarak devir edilmesini sağlamak.

  • o) Kullanılamaz hale gelen taşınırlara kanun ve yönetmeliğe uygun olarak hurdaya ayırma işlemini yapmak.

p) Taşınır Kayıt Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

4.5.4.2.2. Taşınır Kontrol İşlemleri Birim Taşınır Kontrol Yetkilisi tarafından yürütülür ve görevleri aşağıda sıralandığı gibidir;

a) Taşınır kayıt ve işlemleriyle ilgili düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.

b) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim hesabı cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.

c) Taşınır Kontrol Yetkilisi düzenlediği ve imzaladığı belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı sorumludur.

4.5.4.3. Satın Alma

a) Müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda Doğrudan Temin için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili talep oluşturmak, teknik şartname hazırlamak

b) Doğrudan Temin limitini aşan talepler için ise müdürlüğün ihtiyaçları doğrultusunda İhale yapılması için mal, hizmet alım ve yapım işiyle ilgili teklif cetveli, teknik şartname, yaklaşık maliyet cetveli, teklif alma formu, onay belgesini hazırlayarak ihale dosyasını oluşturmak, (Pazarlık ihalelerinde davet edileceklerin listesi ve gerekçe formlarını hazırlamak)

c) Sonuçlanan Doğrudan Temin ve İhale İşlem dosyalarına göre ilgili firmayla irtibat sağlayarak işin takibini yapmak.

d) İş bitiminde muayene kabul komisyonu tarafından yapılan işin veya mal alımının kontrol işlemlerini yapmak.

e) Ödeme işlemleriyle ilgili ödeme evraklarını Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

4.5.4.4. Stratejik Planlama

a) Stratejik plan çalışmasını yapmak.

b) Performans programının hazırlanmasını sağlayarak, belirli periyodlarda yapılması gereken izleme değerlendirme formlarının hazırlanmasını sağlamak.

c) Yıl sonunda biriminin faaliyet raporunu hazırlamak.

4.5.4.5. Yönetim Sistemleri

a) Kalite çalışmaları kapsamında belirli periyodlarda düzenli olarak veri analizlerini hazırlamak.

b) Talep öneri ve şikayetlerin takibini yapmak ve tüm talepleri standartlarda belirlenen süreler içerisinde cevaplamak.

c) Risk analizlerini oluşturarak belirli periyodlarda takibini yapmak.

d) Yıllık süreç değerlendirme raporlarını hazırlamak ve sürecin takibini yapmak.

e) Yönetim Sistemleri çalışmaları kapsamında revizyon evrakların takibini yapmak.

f) Yönetim Sistemleri kapsamında mevcut sistemlerin dokümantasyonunu yapmak.

4.5.4.6. İç Kontrol

a) İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında gerekli çalışmaları yapmak.

b) İç Kontrol için gerekli bilgilerin müdürlüğüyle ilgili kısmının üretilmesi ve gerekli mercilere iletilmesini sağlamak.

c) İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planında öngörülen; müdürlüğü ile ilgili eylemlerin gerçekleştirilmesini, İç Kontrol Sistemi izleme formlarını doldurmak.

d) İç Kontrol çalışmaları kapsamında müdürlüğün ve alt birimlerinin risk analizlerini oluşturmak ve belirli periyodlarda izlenmesini sağlamak.

e) Belediyede İç Kontrol Sistemiyle ilgili ekip çalışması gerektiren komisyonlara, kurullara ve oluşturulan çalışma gruplarına katılım sağlamak.

 

Madde 4.6. Müdürün Görevleri

4.6.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.10’da bulunan “Müdürlerin Görevleri” başlığı altında yazılı olan görevleri yerine getirmek.

4.6.2. Basın mensuplarıyla iletişim içinde olarak belediye çalışmaları hakkında onlara bilgi vermek.

4.6.3. Basın mensupları ile müdürlük arasındaki ilişkiyi “hızlı ve güvenilir bilgi” esasına göre biçimlendirmek. Müdürlük çalışanlarının bu çalışma esasını temel almasını sağlamak.

4.6.4. Belediye faaliyetleri ile ilgili vatandaş memnuniyetini ölçtürmek, vatandaşın istek ve beklentilerinin tespitini yaptırmak.

4.6.5. Muhtarlar, oda ve dernek başkanları gibi sivil toplum kuruluşu temsilcileriyle iletişim halinde olmak.

4.6.6. Belediyenin basında yer alabilecek çalışmalarını takip etmek, bunları basın bülteni halinde basına servis yaptırmak. Bu bağlamda, müdürlüklerle  de iletişim halinde olmak ve haber olmaya uygun hizmetlerin haberini yaptırmak.

4.6.7. Belirli aralıklarla belediyenin yatırımlarını tanıtan dosyalar (dergi, broşür, kitap, kitapçık, sunum vb.) ve  tanıtım filmleri hazırlatmak. Tanıtım filmlerinin yayını için medya kuruluşlarıyla gerekli görüşmeleri yapmak,

4.6.8. Belediye çalışmalarının medyada  sık aralıklarla  ve daha fazla yer alabilmesini sağlayacak yöntemler planlamak ve uygulamak.

4.6.9. Basın toplantıları organize etmek.

4.6.10. Açılış, tören ve benzeri organizasyonların basına duyurulmasını sağlamak. Törenin veya basın toplantısının yapılacağı yerlerin amaca uygunluğunu kontrol etmek.

4.6.11. Açılış, tören ve benzeri organizasyonlarda basın daveti hazırlatmak. Başkanın talebi
halinde konuşma metni hazırlatmak, tören ve basın toplantısı sonrası bu metinleri basın mensuplarına dağıttırmak.

4.6.12. Düzenlenen etkinliklere basın mensuplarının katılımını sağlamak, katılımı arttıracak önlemler almak.

4.6.13. Başkanın canlı yayın, TV programı, röportaj gibi etkinliklere katılımı konusunda Başkanlık Makamı ve medya kuruluşları ile iletişim içinde olarak koordinasyonu sağlamak.

 

Madde 4.7. Müdürün Yetkileri

4.7.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.11’de bulunan  “Müdürlerin Yetkileri” başlığı altında yazılı olan yetkiler.

 

Madde 4.8. Müdürün Sorumlulukları

4.8.1. Bu yönetmeliğin Ortak Hükümler bölümünde Madde 1.12’de bulunan “Müdürlerin Sorumlulukları” başlığı altında yazılı olan sorumlulukları yerine getirmek.

Madde 4.9. Müdürlüğün Uygulama Usul ve Esasları

4.9.1. Müdürlük; bu yönetmelikteki ilkeler çerçevesinde olmak kaydıyla, müdürlüğün görev alanına giren iş ve işlemleri aşağıda belirtilen mevzuata uygun olarak yerine getirir.

a) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu

b) 5393 sayılı Belediye Kanunu,

c) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

d) 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu,

e) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,

f) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu,

g) 4857 sayılı İş Kanunu,

h) 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

i) 6245 sayılı Harcırah Kanunu,

j) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu,

k) 195 sayılı Basın İlan Kurumu Kanunu

l) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının kullanılmasına dair kanun.

m) Taşınır Mal Yönetmeliği

n) İlgili Bakanlıkların Tebliğ ve Genelgeleri ve ilgili diğer mevzuatlar.